Munkakör profil

Pozíció: Irodai asszisztens, munkatárs

Űgyfészolgálati munkatárs, pénztáros, irodai háttérmunka felelős.

Az állás alapvető rendeltetése:

Biztosítani a megfelelő táblázatokat, kellékanyagokat, csomagolásokat egységeinknek, rendeléseket felvenni, feldolgozni, megszervezni.

Célok, elvek meghatározása:

Munkakör célja:

Azért veszünk fel, alkalmazunk irodai asszisztenst, hogy biztosítsa az irodai háttérmunkát egységeink vezetőinek, rendezvényre kitelepülőknek, faszén, illetve kürtőskalács kiszállítóknak. Ő biztosítja, felügyeli a táblázatokat, informatikai rendszereket amik segítségével a kollégák elszámolnak, nyomon követnek rendeléseket, mozgásokat, és szükséges információkhoz jutnak. Nála csörög be az ügyfélszolgálati telefon is, ahol kürtőskalácsot, faszenet, kitelepülést vagy egyéb szolgáltatást rendelnek tőlünk. Feladata továbbá az online érkező faszén, illetve kürtőskalács sütő eszközök rendeléseinek, feldolgozása, postán vagy futárral való elküldése.

A cél az, hogy egy jól megszervezett, felszerelt irodai környezetből tudjuk biztosítani a megfelelő hátteret, rendszereket, információkat, asszisztenciát, csomagoló anyagokat kollégáinknak akik az egységeinkben, rendezvényeinken a legjobb munkát tudják végezni, mert minden gördülékenyen működik, jól meg van szervezve, elő van készítve. Ezek a kollégák legtöbbször késő estig, hétvégéken, vagy ünnepnapokon dolgoznak ezért fontos hogy az előkészületekben ne legyenek hibák, hogy fáradtan ne ezekkel kelljen foglalkozni. Ha jól végzi a dolgát akkor a munkatársak és a vásárlók is elégedettek, problémák, hibák, panaszok esetén jól kezeli a helyzetet, hogy növeljük a munkaköri és űgyfél élményt.

Ez az egyik legérdekesebb, legizgalmasabb munka a Vitéz Kürtősnél. A cég két ügyvezetője mellett dolgozhat, ahol első kézben születnek a meg a legújabb ötletek, rendszerek, illetve a maradandó, hosszútávú értékek, stratégiák amik meghatározzák a cégünk jövőjét. Itt benne lehet lenni a dolgokban, és gyakran van alkalom az értékelésekre, elismerésekre is. A kihívásokkal teli, az összetett mozgalmas munka mellett, a tanulni, fejlődni akaró munkatárs, a gyakori visszajelzések alapján találhatja meg a munkahelyi biztonságát, hogy otthonosan tudjon mozogni egy inspiráló, fejlődő környezetben.

Elvek:

Cégünk vezetői jól kidolgozott stratégiákban, rendszerekben hisznek aminek alapján pontosan és következetesen végezhetjük a munkánkat, hogy kiemelkedő eredményeket tudjunk elérni. Ennek ellenére a cégünk a megfelelő munkatársak kiválasztásánál az “előbb az ember, utána a feladat” elvet követi, ami azt jelenti, hogy az összes feladatot fegyelmezetten el kell végezni, de a jövőbeni irányt, módszereket a vezetők a kulcsfontosságú kollégák bevonásával, megkérdezésével szeretné kitalálni, finomítani, kivitelezni. Fontos, hogy nem egy segítőt szeretnénk felvenni aki a mindenható vezetőt segíti, hanem aki ismeri cégünk értékeit és célkitűzéseit, és ennek alapján önállóan tud gondolkodni, tervezni, motiválni saját magát és munkatársait. Nem rutinszerűen végezzük el a dolgainkat, megtanulva ezeket, amiket csak néhány ember tud, hanem egy jól működő, átlátható rendszerben rögzítjük a feladatokat, folyamatokat, hogy mindenki számára elérhető legyen. A kollégákat megtanítjuk azokra a feladatokra, készségekre amiket mi tudunk, hogy szükség esetén ők is el tudják végezni. Kis és családias cég vagyunk ahol a felelősségeknek, feladatoknak körbe kell érnie, valakinek el kell végeznie, ezért felelősségteljes, végeredményre koncentráló munkatársakra van szükségünk.

Jövőkép, végeredmény:

Ha elképzeljük az ideális irodai asszisztenst, akkor egy motivált, energikus, közös célért dolgozó, mosolygós, kedves, türelmes, másoknak segíteni akaró embert látunk. Az irodánk, telephelyünk bemutatórémként is funkcionál ahová vásárlók, érdeklődők jönnek akiket kiszolgálunk és információkkal látunk el. Fontos a jó megjelenés, a termékek ismerete, és az információk érthető átadása. Termékeink, rendszereink a kornak megfelelően folyamatosan fejlődnek, változnak ezért nekünk is folyamatosan tanulni, fejlődni kell, nyitottnak lenni az újdonságokra. Cégünknél folyamatos képzések, termék és rendszerismertetők vannak, amiket minden munkatársunknak meg kell ismernie és szükség esetén továbbadnia tudását a kollégáinak.

A csomagolóanyagok, marketing és textil anyagok a telephelyikre érkeznek be, itt vannak tárolva, nyílván tartva ezért fontos a pontos vezetés, a fegyelmezett követés, hogy ezen fontos termékek elszámoltathatóak legyenek. Felelősségteljesen kell kezelni ezeket, hogy időben meg legyenek rendelve, pontosan legyenek nyilvántartva, leltározva, hogy valós időben akár távoli eléréssel is pontos információkhoz juthassunk, és ennek alapján gyors döntéseket hozzunk. Jó gazda módjára, rendben és tisztán tartja a környezetét, megóvja eszközeink állapotát és odafigyel az üzemeltetési költségekre, hogy minél hatékonyabban, és gazdaságosabban tudjunk működni.

Lazán és jókedvűen, lelkesedéssel végzi a dolgát de elfogadja, hogy kiemelkedő eredményeket kemény munkával és fegyelmezett cselekvéssel, következetességgel lehet elérni.

Cégkultúra

Cégünk célja:

Megismertetni és megszerettetni az eredeti faszénparázson sült kürtőskalácsot, és ezáltal a Vitéz Kürtőst, az egész világgal. Ebben az üzletágban, a szabadtéri vendéglátásban és am kürtőskaláccsal kapcsolatos termékek és szolgáltatások fejlesztésében a legjobbak szeretnénk lenni.

Cégünk küldetése:

Összehozni az embereket, megédesíteni életüket, ízzel, élménnyel. Olyan kultúrát, közösséget szeretnénk létrehozni ahol a munkatársak szeretnek, akarnak itt dolgozni, a vásárlók meg lelkesednek, rajonganak értünk meg a termékeink iránt.

Cégkultúránk jellemzése:

Merevség vagy inkább kötetlenég jellemző ránk?

Van stratégiánk, vannak rövid és hosszú távú céljaink. Vannak normáink, elveink, értékeink és szabályaink ami alapján működünk, és amiket be kell tartani, el kell fogadni. Ezen belül a vezetők és a munkatársak közötti kapcsolat a bizalmon alapszik. A meghatározott kereteken belül a munkatársnak önálló, szabad döntési joga van, ő képviseli a céget az adott helyzetben. A cél a tulajdonosi szemlélet erősítése, nyereség és felelősségvállalás szintjén is. Hiszünk benne, hogy ha fegyelmezett emberekkel vagyunk körülvéve, akkor nincs szükségünk hierarchiára. Ha fegyelmezett a gondolkodásunk, akkor nincs szükségünk bürokráciára. Ha fegyelmezetten cselekszünk, akkor nincs szükség kiterjedt ellenőrzésre.

Kivel lesz napi kapcsolatban?:

Az ügyvezetőkkel hetente, de akár naponta röviden beszélik át az aktuális feladatokat, javaslatokat, problémákat. Az egységek, csapatok vezetőivel folyamatos együttműködés van a felmerülő igények, problémák és fejlesztések biztosításához. A kiszállító, karbantartó és beszerző kollégákkal szintén napi kapcsolatban kell lenni, személyesen, telefonon, vagy a cég informatikai platformjain keresztül.

Kinek jelent a munkatárs?:

Az ügyvezetőkkel heti egy vagy többszöri megbeszélés, egyeztetés van. Az első 3 hónapban, de utána is, mentori programban vesz részt, és évente kétszer teljesítményértékelés van ahol át tudják beszélni az eredményesség és esetleges hiányosságok kulcsterületeit.

A Vitéz Kürtős 10-es értéklistája:

Ezek az értékek alapján végezzük nap minta nap a munkánkat, adunk és várunk el, választjuk ki munkatársainkat, partnereinket.

Légy becsületes és őszinte!
Dolgozz keményen!
Tartsd tisztán és rendben a környezeted!
Nyűgözd le a vásárlót!
Törekedj a folyamatos tanulásra és fejlődésre!
Légy Lelkes és elszánt!
Fogadd el és idézd elő a változást!
Hozz ki többet kevesebből!
Segíts a pozitív csapatszellem és a családias légkör kialakításában!
Légy szerény És alázatos!

Munkakör körülményeinek leírása:

A munka helyszínei, egységek, tevékenységek leírása:

A Vitéz Kürtős saját tulajdonú irodával, bemutató és oktató teremmel, nyersanyag, egyéb termék, és kitelepülési és egyéb raktárakkal rendelkezik a 16.-ik kerületi József utcában. Külön iroda helyiség van az asszisztenseknek, és a vezetőknek is. A bemutató teremben vannak kiállítva, a saját fejlesztésű kürtőskalács sütő eszközeink, és a faszenek típusai, itt fogadjuk a vásárlókat, az érdeklődőket akik meg szeretnék tekinteni, tapintani termékeinket. Az oktatóterem, leválasztható, modernül felszerelt, itt szoktuk tartani a különböző képzéseket, de itt tartjuk a heti egyeztetéseket, megbeszéléseket is. Ez két helyiség részletesen, szakemberek által megtervezett, új, 2022-ben készült, modern nagyon szép helyiség. Itt kell dolgozni nap mint nap, végezni a feladatokat. A nyersanyagot és az egyéb termékeket 2 db 6x3 m-es konténerben tároljuk.További 200 négyzetméteres raktárral rendelkezik Nagytarcsán az M0-as mellett, ahol a faszenet, és egyéb rendezvényre való kitelepülési eszközöket tároljuk. 2 állandó üzlettel rendelkezik Budapesten, az egyik a Vitéz Kürtős Kuckó a Fővárosi Állat és Növénykertben, a másik az Édes Mackó kürtőskalács cukrászda, szintén az Állatkertben, terasz kapcsolattal az Állatkerti körútra. Bemutatásra került volt a neves Oktogon építészeti magazinban. Szezonálisan működtetünk egy egységet Tihanyban, ami július, augusztusban minden nap, áprilistól novemberig hétvégén van nyitva. Egész évben 50-100 rendezvényen veszünk részt az ország számos pontján, ahol sátrakból, faházakból áruljuk a frissen készült kürtőskalácsot. Kiemelt időszakok a tavaszi vásárok, nyári rendezvények, őszi szüret, és főként a karácsonyi vásárok időszaka. Egyedi meghívásoknak is eleget teszünk mint lagzik, céges rendezvények, de szervezünk workshopokat és csapatépítő eseményeket is. Évente két saját szervezésű rendezvényünk van, mindkettő az Állatkertben, egyik májusban, a másik októberben.

Ezeknek az egységeknek kell asszisztenciát nyújtani, táblázatokkal, javításokkal, kérdések megválaszolásával, csomagolóanyagok, pénztárgépek előkészítésével, stb.

A kürtőskalács sütéséhez faszenet importálunk Erdélyből aminek egy részét tovább értékesítünk éttermeknek, otthoni felhasználóknak, grillezőknek, saját autós kiszállítással, futárszolgálattal, illetve helyben való kiszolgálással. A kürtőskalács sütéséhez saját fejlesztésű eszközöket forgalmazunk amiket egységeinkbe bemutatunk, árulunk, illetve postázunk Magyarországra vagy a világ legtöbb országába. A rendeléseket a József utca telephelyünkön adjuk át, postázzuk, küldjük futárral, adjuk át az infókat a kiszállító kollégáknak.

A munka eszközei:

Autók:

A kitelepülő, kiszállító kollégák kisebb, nagyobb teherautókat használnak mindennapi munkájukhoz. A vezetők szintén céges autókkal rendelkeznek.

Érkezik hamarosan egy teljesen elektromos Volkswagen ID Buzz Cargo kisteherautó amit lehet használni különböző céges ügyek vagy egyéb kis magán feladatok elvégzésére.

Autóinkon önrésszel rendelkező CASCO van.

Az autók tisztán tartásáról az autók vezetői és használói gondoskodnak.

Munkaasztal:

Az asszisztensi irodában, saját munkaközpontot, asztalt, széket, és szekrényt biztosítunk táskának és egyéb személyes dolgoknak.

Illetve az oktató terembe változó, mozgatható, asztalt, kis fiókos szekrényt biztosítunk, ha szükség van rá.

Számítógép, és mobil eszköz:

Új tipusú iMac asztali gép vagy/és MacBook Pro laptop.

Régebbi vagy új tipusú iPhone 7 vagy egyéb iPhone okostelefon

Korlátlan beszéd és adat Telekom kártya.

A3-as méretű színes Konica Minolta nyomtató, szsennelési lehetőséggel.

Étkezés, zuhanyzás:

Étel melegítéséhez, gyors elkészítéséhez jól felszerelt konyha áll rendelkezésre. Kávét, teát, szűrt vizet, és egyéb alap élelmiszereket biztosítunk munkatársaink részére.

Zuhanyzási lehetőség biztosított a helyszínen.

Munkaidő:

Hétköznap 8-17 óra között, ebédidővel, szünetekkel, ebédszünettel együtt.

Esetenként hétvégi rendezvényeken részt lehet venni, évi néhány alkalommal.

A saját szervezésű rendezvényeken kötelező a részvétel.

Figyelembe kell venni, hogy a karácsony, húsvét, szilveszter, nemzeti ünnepek kiemelt időszakok, ezeken nem tudunk hosszabb szabadságot adni.

Jövedelem csomag:

Fizetés nettó 420000 Ft az első 3 hónapban, utána megegyezés szerint növekszik.

plussz havi 30000 Ft SZÉP kártya juttatás, BKV bérlet vagy üzemanyag támogatásjennek megfelelően. Magán egészség és baleset biztosítás havi 17000-26000 Ft értékben jár a az állandó, jól bevált munkatársaknak.

Év végi és egyéb bónuszok várhatóak az eredményesség függvényében. Rendezvényeken való részvétel hétvégi felárral további plussz jövedelmet eredményezhet.

Karrier építés, lehetőségek:

Cégünk céljai eléréséhez egy jól meghatározott stratégiát követ, ami alapján folyamatosan bővíti csapatai, munkatársai számát. A közeljövőben műszaki munkatársat, karbantartót, irodavezetőt, rendezvényszervezőt, értékesítőt, oktatót, kürtőskalács sütő egységeinkbe, csapatainkba vezetőket és tagokat keres.

Ennek alapján a cég belső köreiből szeretnénk kiválasztani a felmerülő pozíciókra legalkalmasabb munkatársakat.

Munkába állás kezdete:

Azonnal, vagy megegyezés szerint. Az első 3 hónapban a jelentkező, egy betanítási, mentori időszakon vesz részt. Utána is egy folyamatos tanulási, coaching folyamat van a vezetőkkel és munkatársakkal, vagy egyéb oktatási intézményekkel, oktatókkal.

Teljesítmények és feladatok

Az eredményesség alap kulcsterületei:

Informatikai rendszerünk megszervezése, karban, rendben tartása. Software-k funkciók ismerete.
Bevételi standlapok átnézése, pénz megszámolása. Pontosság, jól számolási készség, elszámoltathatóság.
A legjobb árak, minőség felkutatása, megrendelése. Termékismeret.
Beszerzés, raktározás, nyilvántartás, kiszállítás megszervezése, lebonyolítása.
Pontosság, jó szervező készség.Kapcsolattartás, együttműködés beszállítókkal, ügyvezetőkkel, egységeink vezetőivel. Jó kommunikációs és együttműködési készség.
Fejlesztések, a rendszer javításának, optimalizálások kitalálása, felügyelete. Kíváncsiság, fejlődni akarás.
Munkaterülete és környezete tisztán és rendben tartása. Takarítási hajlandóság és jó fizikum.

Feladatok:

Az irodákat és egyéb egységeket a telephelyen nyitni, zárni, gondosan ellenőrizni, hogy minden rendben van-e?
Pénztárgépeket, bankkártya olvasókat elindítani, zárni, elszámolni a benne levő összegekkel és nyugtákkal.
Az előző nap, napok bevételi standlapjait, leellenőrizni, hibák, hiányok esetén egyeztetni az érintett kollégákkal, vagy felettesekkel.
Bevételeket, pénzeket bevételezni, megszámolni, kiadni, gondoskodni róla hogy mindig pontosan legyen vezetve a napi kassza. Bevételi táblázatot, napi kassza táblázatot nagyon pontosan vezetni.
A rendeléseket mindenhol átnézni, rögzíteni, megszervezni, illetve előkészíteni a kiszállítását. Csomagolni, futárt hívni.
Megkeresésekre, e-mailekre válaszolni, kérdés esetén egyeztetni a vezetőkkel
Telefonos megkeresésekre válaszolni, kedvesen beszélni, tájékoztatni, rögzíteni a teendőket utána
Az ügyvezetők és kollégák kéréseinek, delegált feladatait elvégezni, ami irodai feladatköröket érint, tisztázni az esetleges kérdéseket, félreértéseket
Celofánokat, címkéket megrendelni, megszámolni, nyilvántartani, rendezvényekre, egységekbe előkészíteni, egyeztetni a kézbesítésről
Táblázatokat előkészíteni, pontosan vezetni, karbantartani, mint pl bevételek, kassza, raktárok, menetlevelek, költségtáblázatok stb
Rendszeres ismétlődő feladatokat megalkotni, elvégezni, rendszerezni, és optimalizálni
Beosztásokat elkészíteni a következő hetekre az employee engagement software-ben
Könyvelést előkészíteni a könyvelőnek, odaküldeni nekik
Beszkennelni, feltölteni a papír alapú számlákat a megfelelő digitális mappákba, rendszerekbe
Engedélyeket, behajtási engedélyeket kikérni, matricákat kinyomtatni, odaadni a kollégáknak
Biztosításokat, egyéb szerződéseket nyomon követni, feltölteni a megfelelő rendszerekbe, mappákba
Megrendelt termékeket, nyersanyagokat nyomon követni, megérkezésükkor rögzíteni a megfelelő rendszerbe
A soron következő számlákat kifizetni, rendszerbe vezetni, hogy mi volt kifizetve és mi nem
Megkínálni, kávéval, vízzel a hozzánk érkező vendégeket, munkatársakat, ügynököket, kiszállítókat
Az irodákat, bemutató, oktatótermet, raktárakat és azokat a helyiségeket amiket használunk tisztán, rendezetten tartani.
Virágokat, növényeket locsolni, gondozni, megőrizni épségüket, szépségüket
A bejövő és kimenő mennyiségeket táblázatokba kell írni, az esetleges hibákat ellenőrizni, javítgatni kell, időközönként leltárt kell készíteni.
Javainknak jó gazdája lenni, megóvni őket időjárási és egyéb körülményektől

Kulcsfontosságú készségek, ismeretek:

Felelősség, pontosság, elszámoltathatóság
Gyors probléma megoldó képesség
Számítógép és táblázat kezelésben jártasság vagy fogékonyság
Kellemes, kedves személyiség akivel a vásárlók, munkatársak vagy partnerek tudnak kommunikálni
jó kommunikációs készségekkel kell rendelkeznie
önállónak kell lennie, döntéseket kell tudni hozni, felelősséget, kockázatot kell tudni vállalnia
önállónak kell lennie, döntéseket kell tudni hozni, felelősséget, kockázatot kell tudni vállalnia
szorgalmasnak, rendszeretőnek, rendezettnek kell lennie
alap szintű angol tudással kell rendelkeznie
rugalmasnak kell lennie a változó körülmények megfelelő kezeléséhez
fegyelmezettnek, együttműködőnek kell lennie a szabályaink betartásához
energikus, motivált, bizonyítani akaró kell legyen hogy ezt a nehéz, kihívásokkal teli munkát elvégezze

A munkakör nehézségei és kihívásai:

A vezetőség elkötelezett arra, hogy minden körülmények között a legjobb feltételeket biztosítsa munkatársainak. A szabadtéri vendéglátás üzletágban a helyzet a legtöbbször bizonytalan, rendezvényeket mondanak le, vagy változtatják meg időpontját, körülményeit. Az állandó helyekért, karácsonyi vásárokért is minden évben újra kell pályázni, ami további stresszt és nehezebb tervezhetőséget okoz. A munkaerő hiány ezt az üzletágat is erősen sújtja, eléggé nagy a fluktuáció, a hosszú idő alatt megtanulható, pozíciójukat elhagyó munkatársak további terheket tesznek a csapat többi tagja vállára.

A munka szezonális, év elején kevesebb a rendezvény, kevesebb a bevétel üzleteinkben, ilyenkor kell felkészülni a szezonra, javítani, fejleszteni, rendezgetni. A szezonban vannak erősebb hónapok, amikor minden lehetőséget meg kell ragadni, hogy biztosítsuk a bevételt a gyengébb hónapok költségeinek a biztosításához.

Kis, fejlődő, családias cég vagyunk, a raktározás, a logisztika, és az együttműködő csapatok bővítése terén is erős kihívások állnak előttünk.

Kiválasztási szempont, és felhívás a közös munkára:

A legfontosabb, hogy a jelentkező akarja ezt a munkát, azonosuljon a cég céljaival, küldetésével, beleilleszkedjen a kultúrájába, magáénak érezze a lehetőségeket, problémákat. Ha érzed a vágyat hogy a Vitéz Kürtős csapat hasznos tagja legyél, a vezetőség mindent meg fog tenni, hogy a legalkalmasabb munkatárs váljon belőled.

Készen állsz rá?